Охрана Труда

Посадова інструкція діловода

1. Загальні положення

1.1  Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність діловода.

1.2  Діловод відноситься до категорії технічних виконавців.

1.3  Діловод призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства за поданням начальника відділу документного забезпечення.

1.4  Посадове підпорядкування:

1. Кваліфікаційні вимоги до діловода:

1. Документи, які  регламентують діяльність діловода

3.1 Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується.

3.2 Внутрішні документи:

Статут підприємства, Накази і розпорядження директора підприємства (безпосереднього керівника); Положення про відділ документного забезпечення, Інструкцією з діловодства і роботи архіву на підприємстві, Посадова інструкція діловода, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

1. Посадові обов'язки діловода

Діловод:

4.1. Приймає і реєструє кореспонденцію, направляє її в структурні підрозділи.

4.2. Відповідно до резолюції керівників підприємства передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки чи створює банк даних.

4.3. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки по зареєстрованих документах.

4.4. Відправляє виконану документацію по адресатах.

4.5. Веде облік кореспонденції, що надходить та відправляється, систематизує і зберігає документи поточного архіву.

4.6. Веде роботу по створенню довідкового апарата по документах, забезпечує зручний і швидкий їх пошук.

4.7. Підготовляє і здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, реєстраційну картотеку чи комп'ютерні банки даних, складає опис справ, переданих на збереження в архів.

4.8. Приймає документи на підпис начальника відділу документного забезпечення, завідувача канцелярією; перевіряє правильність їх складання й оформлення.

4.9. Забезпечує збереження перехідної службової документації.

4.10. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

1. Права діловода

Діловод має право:

5.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства стосовно його діяльності.

5.2. Подавати пропозиції з удосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.

5.3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлені у процесі виконання своїх посадових прав і обов'язків і вносити пропозиції по їх усуненню.

5.4. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

5.5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення задач, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - то з дозволу керівника організації).

5.6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника надання допомоги у виконанні обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією.

1. Відповідальність діловода

Діловод несе відповідальність:

6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.

6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.

6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.

1. Умови роботи діловода

Режим роботи діловода визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.

1. Умови оплати праці

Умови оплати праці діловода визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.

9 Кінцеві положення

9.1   Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший — у працівника.

9.2   Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.

9.3   Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносяться наказом генерального директора підприємства.